Safes help keep important business documents safe.

เอกสารทางธุรกิจ มีความสำคัญอย่างมากในการดำเนินธุรกิจทุกประเภท โดยเฉพาะในปัจจุบันที่มีการกำหนดกฎหมาย และข้อบังคับต่าง ๆ อย่างเข้มงวด ซึ่งหากผู้ประกอบการจัดเก็บเอกสารไม่ดี อาจต้องวุ่นวายในการดำเนินการต่าง ๆ รวมถึงภาพลักษณ์ของธุรกิจ ยังดูไม่น่าเชื่อถืออีกด้วย 

ดังนั้น การมีตู้เซฟที่มีระบบความปลอดภัยครบครัน เข้ามาจัดเก็บเอกสารสำคัญทางธุรกิจให้เป็นระเบียบ ก็จะช่วยให้ปลอดภัยต่อการถูกโจรกรรม โดยผู้ไม่ประสงค์ดี ทั้งยังยกระดับความปลอดภัยของเอกสาร ในกรณีที่ถูกไฟไหม้ หรือเกิดเหตุการณ์น้ำท่วมฉับพลัน

สำหรับผู้ประกอบการที่กำลังวางแผนซื้อตู้เซฟ มาใช้ในอาคารสำนักงาน ในบทความนี้ Naradee จะมาแชร์หลักการเลือกตู้เซฟขนาดใหญ่ ให้เข้ากับการใช้งานในออฟฟิศทุกประเภท เพื่อยกระดับความปลอดภัยทางธุรกิจ หากพร้อมแล้ว เราไปดูกันได้เลย

เจาะลึก เอกสารสำคัญทางธุรกิจ ที่ควรจัดเก็บไว้ในตู้เซฟ

เอกสารทางธุรกิจ คือ เอกสารต่าง ๆ ที่ถูกจัดขึ้นเป็นลายลักษณ์อักษร เพื่อใช้เป็นหลักฐานในการดำเนินงานทางธุรกิจ และเพิ่มประสิทธิภาพในการบริหารงานส่วนองค์กร รวมถึงเป็นหลักฐานในการตรวจสอบ หรือยื่นภาษีกับทางกรมสรรพากรในแต่ละปี

นอกจากนี้ เอกสารทางธุรกิจยังเป็นหลักฐานสำคัญ ที่ใช้ในการอ้างอิงในกรณีต่าง ๆ เมื่อธุรกิจเกิดปัญหาขึ้นอีกด้วย ดังนั้น ผู้ประกอบการควรจัดเก็บเอกสารสำคัญอย่างเป็นระบบไว้ในตู้เซฟ เพื่อให้ง่ายต่อการค้นหา และนำมาใช้งานในอนาคต โดยเอกสารสำคัญที่ควรจัดเก็บไว้ในเซฟ มีดังต่อไปนี้

• ทะเบียนการค้า

ทะเบียนการค้า หรือใบทะเบียนพาณิชย์ เป็นเอกสารที่มีความสำคัญ ในการแสดงสถานะทางกฎหมายของธุรกิจ ซึ่งบ่งบอกถึงความน่าเชื่อถือว่าธุรกิจมีตัวตนอยู่จริง ทำให้ลูกค้าเชื่อใจว่าจะสามารถซื้อสินค้า คืนสินค้า และเปลี่ยนสินค้าได้ หากสินค้าเกิดชำรุด หรือได้รับความเสียหาย

• สัญญาจ้างพนักงาน

สัญญาจ้างพนักงาน คือ เอกสารที่ระบุสิทธิ หน้าที่ และความรับผิดชอบระหว่างนายจ้างและลูกจ้าง โดยให้ผลตอบแทนเป็นค่าจ้างตามระยะเวลาที่ลูกจ้างทำงานให้ ซึ่งเป็นหลักฐานยืนยันว่าทั้งสองฝ่ายจะทำเดินธุรกิจอย่างเรียบร้อย และถูกต้องตามกฎหมาย

• สัญญาซื้อขาย

สัญญาซื้อขาย เป็นเอกสารที่ระบุข้อตกลง เงื่อนไข และรายละเอียดเกี่ยวกับการซื้อขายสินค้าและบริการ ทั้งยังมีความสำคัญในการกำหนดเงื่อนไขในการทำธุรกิจระหว่างฝ่ายขาย และฝ่ายซื้อได้อย่างมีประสิทธิภาพ

• โฉนดที่ดินของบริษัท

โฉนดที่ดินของบริษัท คือ หนังสือแสดงกรรมสิทธิ์ในที่ดิน ซึ่งกรมที่ดินออกให้ตามประมวลกฎหมายที่ดิน โดยมีหลายรูปแบบ เช่น น.ส.4, น.ส.3 ก., น.ส.3 ข., ส.ป.ก 4 - 01 เป็นต้น ดังนั้น หากทำโฉนดที่ดินหาย ผู้ประกอบการอาจต้องเสียเวลาไปแจ้งความ และติดต่อกับสำนักงานที่ดินอีกครั้ง เพื่อทำการขอออกโฉนดที่ดินใหม่

• หนังสือมอบอำนาจทางธุรกิจ

หนังสือมอบอำนาจทางธุรกิจ เป็นหนังสือที่จะมอบอำนาจ ให้กับผู้ที่เกี่ยวข้อง เพื่อให้กระทำการใด ๆ แทนตนในทางกฎหมาย โดยหนังสือมอบอำนาจ จะมีการบอกรายละเอียดของผู้มอบอำนาจ เช่น ชื่อ ที่อยู่ และมอบอำนาจให้บุคคลท่านใด พร้อมกับมีลายมือชื่อของผู้มอบอำนาจ ไม่ว่าจะเป็น กรรมการบริษัท ผู้รับมอบอำนาจ และผู้ที่เกี่ยวข้อง

• เอกสารบัญชี

สำหรับเอกสารสำคัญส่วนสุดท้ายที่ขาดไปไม่ได้เลย คงจะหนีไม่พ้นเอกสารบัญชี ซึ่งเป็นเอกสารที่ช่วยให้การดำเนินธุรกิจราบรื่นยิ่งขึ้น หากเอกสารส่วนใดส่วนหนึ่งหายไป อาจมีผลต่อกฎหมายในระยะยาวได้ 

โดยเอกสารสำคัญทางธุรกิจก็มีอยู่มากมาย ไม่ว่าจะเป็น ใบเสนอราคา ใบแจ้งหนี้ ใบกำกับภาษี ใบเสร็จรับเงิน ใบลดหนี้ ใบเพิ่มหนี้ ใบสั่งซื้อ หนังสือรับรองภาษี และใบรับสินค้า เป็นต้น

แชร์ หลักการเลือกตู้เซฟขนาดใหญ่ ให้เข้ากับสำนักงาน

เมื่อได้ทราบกันไปแล้วว่า เอกสารที่ควรจัดเก็บไว้ในตู้เซฟมีอะไรบ้าง คราวนี้ Naradee จะมาแนะนำเทคนิคในการเลือกตู้เซฟขนาดใหญ่ มาใช้งานในสำนักงาน เพื่อให้ผู้ประกอบการจัดเก็บเอกสารให้ปลอดภัย และเพิ่มความสะดวกสบายในการดำเนินธุรกิจ โดยสามารถพิจารณาคุณสมบัติของตู้เซฟก่อนซื้อมาใช้งาน ดังนี้

• พื้นที่ที่ต้องการจัดวาง

ขั้นตอนแรกในการเลือกซื้อตู้เซฟนิรภัย ควรพิจารณาจากพื้นที่ที่ต้องการจัดวาง เพื่อเลือกขนาดของตู้เซฟที่เหมาะสม และคุ้มค่ากับการลงทุน ยกตัวอย่างเช่น หากต้องการเก็บเอกสารบัญชีไว้ที่ห้องทำงานของแผนกบัญชี และภายในห้องมีพื้นที่เหลือค่อนข้างเยอะ ก็สามารถเลือกเซฟที่มีขนาดความกว้างและความลึกมากกว่า 50 เซนติเมตรขึ้นไป

แต่หากต้องการจัดเก็บเอกสารไว้ที่บริเวณมุมใดมุมหนึ่งของห้อง แนะนำให้เลือกตู้เซฟที่มีความกว้าง 40 - 50 เซนติเมตร และสูงไม่เกิน 90 เซนติเมตร เป็นต้น

• น้ำหนัก

จุดเด่นของตู้เซฟขนาดใหญ่ คือ น้ำหนักที่มาก ทำให้ถูกโจรกรรมโดยการเคลื่อนย้ายได้ยาก เหมาะกับการจัดเก็บเอกสารสำคัญทางธุรกิจไว้ในจุดเดียว หรือเอกสารที่ไม่จำเป็นต้องถูกโยกย้าย ไปยังแผนกอื่น ๆ เป็นประจำ 

ทั้งนี้ ก่อนตัดสินใจซื้อตู้เซฟมาใช้งาน ควรพิจารณาก่อนว่าพื้นที่ที่ต้องการติดตั้ง สามารถรองรับน้ำหนักของตู้เซฟได้หรือไม่ เพื่อป้องกันไม่ให้โครงสร้างอาคารเสียหายในอนาคต

• ระบบล็อค

ระบบล็อคของเซฟนิรภัย ขึ้นอยู่กับว่าผู้ใช้งานสะดวกแบบไหน หากสะดวกใช้งานเซฟที่มีระบบล็อคแบบรหัสหมุน ควรจดจำรหัสให้ได้ หรือถ้าต้องการความรวดเร็ว และความสะดวกสบายในการเข้าถึงเอกสาร ก็สามารถเลือกเซฟที่ใช้งานด้วยรหัสกดดิจิทัล

• มาตรฐานความปลอดภัย

มาตรฐานความปลอดภัย ถือเป็นสิ่งหนึ่งที่ควรนำมาพิจารณา ก่อนตัดสินใจซื้อตู้เซฟมาใช้งาน เพราะตู้เซฟโดยทั่วไปแล้วอาจไม่มีคุณสมบัติในการกันน้ำและกันไฟ แต่จะโดดเด่นด้านการป้องกันการงัดแงะ หรือถูกโจรกรรมในรูปแบบต่าง ๆ มากกว่า 

ทั้งนี้ หากต้องการตู้เซฟที่มีคุณสมบัติในการป้องกันน้ำและไฟ ทางผู้จัดจำหน่ายจะระบุไว้จัดเจนว่า เซฟที่เลือกสามารถกันน้ำและกันไฟได้ โดยเซฟที่ดีจะต้องกันไฟได้ตั้งแต่ 30 นาทีขึ้นไป และสามารถป้องกันน้ำได้อย่างน้อย 24 ชั่วโมง 

อย่างไรก็ตาม สำหรับผู้ประกอบการที่กำลังมองหาตู้เซฟสำหรับธุรกิจ เพื่อเก็บสิ่งของมีค่าจำนวนมากไว้ในที่เดียว อย่าลืมนึกถึง SentrySafe ตู้นิรภัยที่เหนือกว่าเซฟทั่วไป ด้วยแถบป้องกันการงัด และสลักลอนล็อคแบบรอบทิศทาง ทำให้มีความปลอดภัยสูง เหมาะสำหรับการใช้งานในสำนักงาน ธนาคาร หรือธุรกิจขนาดใหญ่

แนะนำ ตู้เซฟสำหรับองค์กรชั้นนำ เสริมความปลอดภัยให้แน่นหนายิ่งขึ้น

หลังจากที่ได้เรียนรู้ถึงวิธีการเลือกเซฟขนาดใหญ่ สำหรับองค์กรทุกประเภทกันไปแล้ว คงจะเห็นได้ว่าการมีตู้เซฟไว้ใช้งาน ถือเป็นการลงทุนที่คุ้มค่าในระยะยาว โดยทาง Naradee ได้รวบรวมตู้เซฟจากแบรนด์ SentrySafe มาให้พิจารณาเลือกใช้งาน ดังนี้

• SentrySafe รุ่น S6770

SentrySafe S6770 เป็นตู้เซฟที่โดดเด่น ด้วยระบบล็อครหัสปุ่มกดและกุญแจ มั่นใจได้ในความปลอดภัยภายในตู้นิรภัย ด้วยสลักกลอน 5 ตัว และสลักตาย 3 ตัว บานพับนอกเปิดได้ 180 องศา ทำให้จัดเก็บ และค้นหาของได้อย่างสะดวก

นอกจากนี้ SentrySafe S6770 ยังผ่านการทดสอบคุณสมบัติการป้องกันไฟ จากหน่วยงาน UL ประเทศสหรัฐอเมริกา ว่าสามารถป้องกันไฟได้ 1 ชั่วโมง ในอุณหภูมิ 1700˚F/927˚C 

• SentrySafe รุ่น S7771

Sentry Safe S7771 เป็นตู้เซฟที่มาพร้อมกับระบบล็อครหัสปุ่มกดและกุญแจ โดดเด่นด้วยโครงสร้างจากเหล็กกล้า และสลักกลอน 5 ตัว สลักตาย 3 ตัว ทำให้ป้องกันการงัดแงะได้ดี เหมาะกับสถานประกอบการ และองค์กรธุรกิจหลากหลายประเภท

นอกเหนือจากโครงสร้างที่แข็งแรงแล้ว SentrySafe S7771 ยังผ่านการทดสอบคุณสมบัติการป้องกันไฟขั้นสูง จากหน่วยงาน UL ประเทศสหรัฐอเมริกา ว่าสามารถป้องกันไฟได้ 1 ชั่วโมง ในอุณหภูมิ 1700˚F/927˚C ทำให้ปกป้องข้อมูล เอกสาร และสิ่งของมีค่าได้อย่างมีประสิทธิภาพ

• SentrySafe รุ่น S7371

SentrySafe S7371 เป็นตู้นิรภัยระบบล็อคแบบรหัสหมุนและกุญแจ มาพร้อมกับฟังก์ชันภายในเซฟที่มีชั้นวางของ สามารถปรับระดับชั้นเก็บของภายในได้ง่าย มั่นใจในความปลอดภัยด้วยสลักกลอน 5 ตัว และสลักตาย 3 ตัว รวมถึงมีบานพับนอก เปิดได้ 180 องศา ทำให้จัดเก็บ และค้นหาของได้อย่างปลอดภัย

อีกทั้งเซฟรุ่น SentrySafe S7371 ยังโดดเด่นในเรื่องของคุณสมบัติกันไฟ ซึ่งผ่านการทดสอบคุณสมบัติการป้องกันไฟขั้นสูง จากหน่วยงาน UL ประเทศสหรัฐอเมริกา ว่าสามารถป้องกันไฟได้ 1 ชั่วโมง ในอุณหภูมิ 1700˚F/927˚C เรียกได้ว่าเป็นเซฟที่เหมาะกับการใช้งานในองค์กรอย่างแท้จริง

• SentrySafe รุ่น EF3428E

SentrySafe รุ่น EF3428E เป็นตู้นิรภัยระบบล็อคดิจิทัล มาพร้อมกับชั้นวางของ 2 ชั้นที่สามารถปรับเปลี่ยนได้ตามความต้องการ ทำให้เอื้อต่อการจัดเก็บของทุกประเภท ทั้งยังสามารถยึดตู้เซฟเข้ากับพื้น เพื่อป้องกันการย้าย โดยผู้ไม่ประสงค์ดี

นอกจากนี้ ยังมีคุณสมบัติการป้องกันไฟในอุณหภูมิสูงถึง 1400˚F/760˚C ได้นาน 30 นาที และผ่านการทดสอบการป้องกันน้ำจากหน่วยงาน ETL ว่าสามารถป้องกันน้ำได้ ในระดับความสูงกว่า 12 นิ้ว เป็นเวลานานถึง 72 ชั่วโมง

• SentrySafe รุ่น T6-331

สำหรับ SentrySafe รุ่น T6-331 เป็นตู้เซฟระบบล็อคแบบรหัสดิจิทัลและกุญแจ มั่นใจได้ด้วยโครงสร้างจากเหล็กกล้า เสริมความแข็งแรงในการป้องกันการเจาะ และการงัดแงะจากผู้ที่ไม่ประสงค์ดี ภายในตู้มีชั้นวาง 2 ชั้น ทำให้สามารถปรับเปลี่ยนได้ตามความต้องการ

สุดท้ายนี้ สำหรับใครที่กำลังมองหาตู้เซฟ ตัวช่วยเพิ่มความปลอดภัยให้กับเอกสารสำคัญทางธุรกิจ ซึ่งอาจถูกขโมยได้ในทุกเมื่อ อย่าลืมเลือกผลิตภัณฑ์ SentrySafe จาก Naradee หากสนใจ หรือต้องการติดต่อสอบถามข้อมูลเพิ่มเติม ก็สามารถติดต่อเข้ามาได้ที่

Line: @naradee

Website: Naradee.com

Product Category: SentrySafe

Shopee: Naradee Store

Lazada: Naradee Store

Inbox: Naradee Store